Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219 1
Camilo García-MoralesCamilo García-Morales
Magíster en Gestión de Ciencia, Tecnología
e Innovación. Archivista. Profesor e
investigador. Escuela Interamericana de
Bibliotecología, Universidad de Antioquia.
Medellín, Colombia.
camilo.garcia@udea.edu.co
https://orcid.org/0009-0002-4940-0737
Marta Cecilia Pulgarín-GallegoMarta Cecilia Pulgarín-Gallego
Magíster en Educación. Archivista.
Profesora e investigadora. Escuela
Interamericana de Bibliotecología,
Universidad de Antioquia.
Medellín, Colombia.
marta.pulgarin@udea.edu.co
https://orcid.org/0009-0008-5922-1103
Carolina Ramírez-ChicaCarolina Ramírez-Chica
Magíster en Gestión de Ciencia, Tecnología
e Innovación. Archivista. Profesora e
investigadora. Escuela Interamericana de
Bibliotecología, Universidad de Antioquia.
Medellín, Colombia.
jeidy.ramirez@udea.edu.co
https://orcid.org/0000-0002-9591-1696
Andrés Sáenz-GiraldoAndrés Sáenz-Giraldo
Magíster en Gestión Documental,
Transparencia y Acceso a la Información.
Archivista y bibliotecólogo. Profesor e
investigador. Escuela Interamericana de
Bibliotecología, Universidad de Antioquia.
Medellín, Colombia.
reinaldo.saenz@udea.edu.co
https://orcid.org/0000-0002-5017-3140
Cómo citar este artículo: García-Morales, Camilo; Pulgarín-Gallego, Marta;
Ramírez-Chica, Carolina; Sáenz-Giraldo, Andrés (2024). Reseña del proceso
de valoración documental en Colombia (1989 a 2019). Revista Interamericana de
Bibliotecología, 47(2), e355219. https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219
Recibido: 2023-16-10/ Aceptado: 2024-16-04
Resumen
En este artículo se presenta el proceso de gestación, consolidación y transformación
de la valoración documental en Colombia, con base en la revisión de normatividad
archivística. Está organizado en cuatro etapas; la primera plantea los antecedentes
del proceso relacionados con el interés del Gobierno en el patrimonio documental
como fuente de identidad nacional; la segunda se ocupa de la gestación del proceso y
la creación de sus instrumentos archivísticos; la tercera responde a la consolidación
como producto de la modificación de los procedimientos e instrumentos con la Ley
General de Archivos como marco; y la cuarta se centra en la transformación del proce-
so producto del impacto de las TIC en la producción de documentos de archivo. Este
recorrido permite identificar la relación entre el proceso de valoración y los intereses
de la sociedad, evidenciar problemáticas procedimentales en su aplicación, reconocer
el crecimiento disciplinar a lo largo del tiempo y resaltar la importancia de estudiar el
proceso de forma continua.
Palabras clave: valoración documental en Colombia; normatividad archivística; instru-
mentos archivísticos de valoración; tablas de retención documental; tablas de valoración
documental.
Reseña del proceso de valoración documental en Colombia
(1989 a 2019)*
© 2024 Universidad de Antioquia. Publicado por Universidad de Antioquia, Colombia.
* Este artículo deriva del proyecto de investigación “Hacia una reconfiguración del
proceso de valoración documental en Colombia, a partir de las corrientes teóricas y
la normatividad archivística (1960-2020)”, financiado por la Escuela Interamericana
de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia e inscrito ante el Comité para el
Desarrollo de la Investigación (CODI) de la Vicerrectoría de Investigación de esta
misma Universidad, bajo el radicado 2021-47110.

2[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219
Review of the Document
Appraisal Process in Colombia
(1989 to 2019)
Abstract
This article shows the process of gestation, consolidation, and
transformation of document appraisal in Colombia, based on
a review of archival regulations. It is organized in four stages;
the first one presents the background of the process related
to the government's interest in the documentary heritage
as a source of national identity; the second deals with the
gestation of the process and the creation of its archival
instruments; the third one responds to the consolidation as
a result of the modification of procedures and instruments
with the General Law on Archives as a framework; and
the fourth focuses on the transformation of the process as
a result of the impact of ICT on the production of archival
documents. This journey allows identifying the relationship
between the appraisal process and the interests of society,
highlighting procedural issues in its application, to recognize
the growth of the discipline over time and to emphasize the
importance of studying the process continuously.
Keywords: Documentary appraisal in Colombia; archival
legislation; archival appraisal instruments; documentary re-
tention tables; documentary appraisal tables.
1. Introducción
El proceso de valoración consiste en analizar documen-
tos de archivo para establecer los plazos de conservación
y destino final, según criterios previamente definidos
(Castillo-Guevara y Ravelo-Díaz, 2017). El Reglamento
General de Archivo, actualizado por el Acuerdo 027 de
2006, del Archivo General de la Nación de Colombia
(AGN, 2006), lo define como “labor intelectual por la
cual se determinan los valores primarios y secundarios
de los documentos con el fin de establecer su perma-
nencia en las diferentes fases del ciclo vital” (p. 18).
Estos conceptos provienen de autores clásicos de la
disciplina archivística como Hilary Jenkinson y Theo-
dore Schellenberg. La primera planteó en el Handbook
of Archival Administration (Jenkinson, 1922) que la va-
loración se debía realizar de acuerdo con los intereses
administrativos, de tal manera que se identificara la
información que podía eliminarse, con el propósito
de reconocer aquella que podría conservase y confor-
mar el patrimonio documental, según el criterio del
propio creador de documentos. Por su parte, Sche-
llenberg (1956), precursor de la teoría del valor que se
implementó en la National Archives and Records Ad-
ministration (NARA), señaló que la valoración no solo
debía considerar el criterio de importancia que advir-
tiera el productor de los documentos, sino que además
debía considerarse el contenido y frecuencia de uso,
real o previsto, por parte de dicho productor, o incluso
de otros usuarios, como los investigadores.
Esta reseña se produjo en el marco de la investigación
“Hacia una reconfiguración del proceso de valoración
documental en Colombia, a partir de las corrientes
teóricas y la normatividad archivística (1960-2020)”,
que responde al interés de comprender el desarrollo
del proceso y la influencia de las corrientes teóricas
archivísticas en el contexto colombiano. Inicia con la
descripción del método de investigación, la revisión do-
cumental. Luego se presentan los resultados obtenidos,
agrupados en cuatro etapas acordes con los principa-
les hitos identificados en las fuentes consultadas: la
primera comprende los antecedentes de la valoración
documental; la segunda, la gestación del proceso y sus
instrumentos archivísticos; la tercera presenta su con-
solidación en el panorama nacional, y la cuarta muestra
las transformaciones del proceso en el siglo XXI. Final-
mente, se presentan las conclusiones que resultan del
análisis de la información en relación con los cambios
del proceso de valoración documental entre 1989 y 2019.
2. Metodología
Se eligió como método de investigación la revisión do-
cumental y como técnica el análisis de documentos;
esto debido a que el proceso objeto de análisis y los
referentes elegidos para su contextualización se en-
cuentran consignados en normas, procedimientos y
textos académicos.
La búsqueda de información se concentró en los bancos
de normatividad del AGN y el Departamento Adminis-
trativo de la Función Pública, además de bases de datos
bibliográficas para los textos de referencia. El alcance
temporal de la investigación se definió entre los años
1960 y 2020; sin embargo, para esta reseña se analizaron
documentos normativos y manuales expedidos desde el

3[Reseña del proceso de valoración documental en Colombia (1989 a 2019)]
Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-98666
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año 1989, fecha de creación del AGN como ente rector
de la política archivística en Colombia, dado que la le-
gislación ha sido uno de los principales vehículos de
configuración del proceso de valoración documental.
Asimismo, se tuvieron en consideración antecedentes
generales del proceso desde 1913 hasta 1959.
Se rastrearon recursos de información, teniendo como
referente el normograma del AGN, considerando con-
tenidos asociados a la valoración documental: criterios,
procedimientos, instrumentos, plazos de conserva-
ción y eliminación de documentos, disposición final y
actores involucrados en el proceso. Se compiló la in-
formación mediante un esquema de línea del tiempo,
que permitió la sistematización de la normatividad re-
lacionada con la valoración documental en Colombia.
Se obtuvieron 31 resultados que aportaban información
relevante sobre la gestación, consolidación y transfor-
mación del proceso.
El análisis de la información se realizó en tres fases. La
primera consistió en la identificación y descripción del
contenido específico de las normas sobre el proceso
de valoración; la segunda, en la identificación de hitos
producto del relacionamiento del contenido de las nor-
mas, bien fuese por afinidad temática o temporal; y la
tercera consistió en la revisión de material bibliográfico
que permitiera comprender el contexto histórico de los
hitos más relevantes del proceso.
3. Resultados
3.1 Antecedentes del proceso de valoración documen-
tal en Colombia
La valoración documental tiene un conjunto de an-
tecedentes, desde la perspectiva normativa, que se
remontan a las primeras décadas del siglo XX, tal como
se pudo identificar en el estudio de Acevedo (2018)
sobre lexicometría en el marco jurídico de la gestión
documental en Colombia entre los períodos 1913-1989 y
1990-2017; en ellos se tratan asuntos asociados al proce-
so de valoración, tales como patrimonio, conservación,
valor de los documentos, entre otros, que se enuncian a
continuación.
La Ley 43 de 1913 sobre conservación de documentos
oficiales, que estableció la necesidad de producir tales
documentos legibles y con tinta indeleble para garanti-
zar que fuesen perdurables (Congreso de la República de
Colombia, 1913). La Ley 47 de 1920, que contenía disposi-
ciones sobre bibliotecas, museos, archivos, documentos
y objetos de interés público, prohibió la salida del terri-
torio nacional, sin permiso del Gobierno, de documentos
de archivos públicos o de aquellos privados de interés
histórico para el Estado; estableció además la posibilidad
de expropiación de documentos que tuviesen reconocida
importancia para la historia, el arte o la ciencia nacional
sobre los que se negase el permiso de exportación (Con-
greso de la República de Colombia, 1920).
La Ley 40 de 1932 sobre reformas civiles (nomenclatura
urbana y registro y matrícula de la propiedad), que es-
tableció directrices para la gestión de los documentos
relacionados con los procesos de registro y matrícula de
propiedades y definió, en relación con el proceso de valo-
ración, que las oficinas de registro debían estar provistas
de los archivos de las oficinas que hubiesen sido supri-
midas y que los protocolos custodiados por las notarías,
anteriores a 1801, debían ser remitidos para custodia del
Archivo Nacional (Congreso de la República de Colom-
bia, 1932).
Otro de los antecedentes es la Ley 35 de 1935 sobre la
organización del Departamento Administrativo de Ar-
chivo y Biblioteca del Congreso y el Archivo Nacional
(Congreso de la República de Colombia, 1935), regla-
mentada mediante Decreto 2032 de 1936 (Presidencia
de la República de Colombia, 1936); la cual definió como
responsabilidades del Departamento la organización,
custodia y conservación de los documentos del Congre-
so, así como para el Archivo Nacional la de custodiar los
fondos de valor permanente pertenecientes a ministerios
y departamentos administrativos del orden nacional.
También en 1936, la Ley 14 autorizó al poder ejecuti-
vo para la adhesión al tratado internacional sobre la
protección de muebles de valor histórico, derivado de
la Séptima Conferencia Internacional Americana, rea-
lizada en Montevideo, Uruguay, en 1933, entre los que
se incluían archivos nacionales y colecciones de ma-
nuscritos, oficiales y particulares de alta significación
histórica de las épocas Precolombina, Colonial y de
Emancipación y de la República (Congreso de la Repú-
blica de Colombia, 1936).

4[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219
En 1950, el Decreto 2527 autorizó el procedimiento de
microfilm en los archivos y se concedió valor probatorio
a las copias fotostáticas de los documentos microfilma-
dos. Se planteó que los documentos originales deberían
conservarse durante el tiempo que durase su trámite y
el posterior que “la prudencia y la costumbre aconse-
jaran”; asimismo, se estableció que las copias tendrían
el mismo valor probatorio que el documento original.
Este decreto reflejaba conceptos asociados a la valora-
ción documental, como son el tiempo de retención y el
valor probatorio, primera pista de valor archivístico en
la normatividad. También reflejaba el interés del Estado
por conservar documentos oficiales como parte del pa-
trimonio de la nación (Presidencia de la República de
Colombia, 1950). Y a pesar de que su contenido no refleje
los hechos y conflictos que involucran a todos los actores
de la sociedad —pues, por ejemplo, en época de violencia
y contiendas y por distintos intereses los documentos se
destruían indiscriminadamente y los archivos ni siquiera
lograban configurarse—, de alguna manera y siguiendo
la pista de la historia, estos documentos y otros recupe-
rados de otros acervos pudieron dar cuenta de abusos
oficiales, crímenes y genocidios, sobre todo aquellos
archivos de carácter histórico que soportan identidad,
verdad y justicia (Tovar, 2009).
Otro antecedente es la Ley 163 de 1959, que dictó medidas
sobre defensa y conservación del patrimonio histórico,
artístico y los monumentos públicos de la nación, que
incluían objetos naturales o producto de la actividad hu-
mana de interés para estudiar las civilizaciones pasadas,
la historia del arte o realizar investigaciones paleontoló-
gicas (Congreso de la República de Colombia, 1959).
En los antecedentes normativos descritos, se identifica
el interés del Estado por conservar documentos oficiales
como parte de su patrimonio, especialmente aquellos de
carácter patriótico, lo que generaba un marco de referen-
cia para la valoración documental basado en la relación
entre patrimonio documental e identidad nacional. Así
mismo, se declara la utilidad de los documentos de ar-
chivo como fuente para investigaciones sobre culturas
pasadas y, en palabras de Betancur (2022), desde media-
dos del siglo XX, se empieza a evidenciar un cambio en
la forma de concebir los archivos, que también estaban al
servicio de la administración del Estado.
3.2 La gestación del proceso de valoración documen-
tal en Colombia
La definición conceptual y técnica del proceso de valora-
ción documental en Colombia inicia con la creación del
ente rector de la política archivística, el AGN, adscrito
al Ministerio de Gobierno (Congreso de la República de
Colombia, 1989). Este se ocuparía de la conformación y
dirección del Sistema Nacional de Archivos (SNA), con
el fin de planear y coordinar la función archivística, en
procura de salvaguardar y conservar el patrimonio docu-
mental del país, y de posibilitar su uso y acceso por parte
de la comunidad.
Este acontecimiento que resultaba favorable para la
atención de los archivos públicos, en clave de su gestión
y conservación, según Llansó (2006), respondía a un in-
terés común en los países iberoamericanos en la década
de 1980 por definir sus sistemas nacionales de archivos y
crear sus archivos generales; interés antecedido por un
conjunto de reuniones internacionales en las dos déca-
das anteriores que incluyeron la creación, en 1973, de la
Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA).
Al inicio de la década de 1990, con la aparición de la Cons-
titución Política de Colombia (1991), se crearía un nuevo
marco regulatorio general para la práctica archivística
y, por ende, para el proceso de valoración documental.
Esta constitución estableció el derecho de acceso a los
documentos públicos, con las excepciones legales co-
rrespondientes, y el derecho de acceso a la información
de gobierno por parte de los ciudadanos. También se
definieron instancias y mecanismos de control a las en-
tidades públicas, en función de lo cual los documentos
de archivo, en cuanto evidencia de la gestión, tenían un
papel fundamental.
El primer mandato específico sobre procedimientos aso-
ciados a la valoración se dio mediante el Acuerdo 12 de
1991 del AGN, por el cual se fijó un plazo de 60 días para
la presentación de Tablas de Retención Documental
(TRD)1 por parte de los organismos de la Administración
Central ante el AGN, instrumento que estaría en el pano-
rama normativo nacional en los años posteriores (AGN,
1991).
1 Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos (AGN, 2006).

5[Reseña del proceso de valoración documental en Colombia (1989 a 2019)]
Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-98666
https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219
En 1994, con la expedición del Reglamento General de
Archivos, mediante Acuerdo 007 del AGN, se planteó
que los archivos podrían convertirse en fuentes para la
historia, integrar el patrimonio cultural y la identidad
nacional, favorecer la comunicación de las ideas y la
continuidad de los pueblos, y que tenían en su razón de
ser, entre otros asuntos, servir como fuente de historia
social, económica, política, de la administración, de las
ideas, de las mentalidades o de los valores de la nación
(AGN, 1994).
Este acuerdo estableció que los funcionarios públicos
eran responsables de la organización y conservación de
los archivos oficiales, dado su potencial como patrimo-
nio documental, y se explicitó que correspondía al AGN
salvaguardar este patrimonio como parte de las riquezas
culturales de la nación, en concordancia con la Constitu-
ción Política.
Se definieron las fases de formación del archivo, tenien-
do en cuenta la teoría del ciclo vital de los documentos:
gestión o de las oficinas productoras de documentos,
central o intermedio e histórico o permanente, criterio
determinante para la aplicación del proceso de valora-
ción documental.
Se estableció que los consejos departamentales de ar-
chivo tendrían como funciones promover y vigilar la
aplicación de criterios comunes para la evaluación, se-
lección, descarte y traslado de documentos a los archivos
correspondientes a su jurisdicción.
Se ordenó la creación del Comité Evaluador de
Documentos del AGN , como parte del SNA, el cual se en-
cargaría de estudiar los asuntos relacionados con el valor
secundario de los documentos en el sector público y de-
finir los lineamientos sobre su selección, transferencia y
eliminación.
Se definió que las entidades oficiales elaborarían las
TRD como producto de la valoración, y que estas serían
adoptadas por el Comité de Archivo de la institución.
Igualmente, que los documentos que cumplieran su
primera y segunda edad, y que una vez valorados se
definiera su conservación permanente, deberán in-
cluirse en un plan de transferencias al archivo histórico
correspondiente.
Se determinó que el Comité de Archivo de las institucio-
nes públicas era responsable de autorizar la eliminación
de sus documentos. Sin embargo, para el caso de las
entidades del sector central del orden nacional, esta res-
ponsabilidad correspondía al AGN, previo concepto del
Comité Evaluador de Documentos.
En 1995, mediante Decreto 1382, se ordenó la transfe-
rencia de la documentación histórica de las entidades
del orden nacional al AGN, se definió nuevamente un
plazo de 60 días para que estos organismos presentasen
sus TRD y se incluyó la posibilidad de realizar inspec-
ciones para verificar el cumplimiento de lo dispuesto
en el decreto, así como para evaluar el estado de orga-
nización y conservación de los archivos, producto de lo
cual se podían abrir investigaciones que podían resultar
en sanciones disciplinarias. Finalmente, se dispuso que
cualquier organismo del orden nacional que fuese su-
primido debería entregar sus archivos a la entidad que
asumiese sus funciones o al ministerio correspondiente
(Presidencia de la República de Colombia, 1995).
En consecuencia, en este mismo año el AGN expidió el
Acuerdo 009 (AGN, 1995a) para reglamentar la presen-
tación de las TRD por parte de todas las entidades del
orden nacional, en el cual se incluyó como requerimiento
la descripción, por escrito, del proceso y los criterios uti-
lizados en su elaboración.
En 1995, mediante Acuerdo 012 del AGN, se adicionó al
Reglamento General de Archivos la creación de los co-
mités departamentales de evaluación de documentos
por parte de los Consejos Departamentales de Archivo.
A estos se les encargó de definir el régimen de acceso y
transferencia de documentos de las oficinas del orden
departamental y municipal, así como tramitar el concep-
to del Consejo Departamental sobre las propuestas de
TRD y de eliminación de documentos de las entidades
públicas en estos niveles (AGN, 1995b).
Adicionalmente, se reglamentó la creación del Comité
de Archivo de cada entidad pública, mediante acto ad-
ministrativo, como grupo asesor de la alta dirección para
definir políticas, programas de trabajo y la toma de de-
cisiones sobre los procesos administrativos y técnicos
de los archivos. Con estas reglamentaciones, derivadas
del Acuerdo 007 de 1994, se homologaron los procesos
de elaboración y aprobación de las TRD para las entida-

6[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
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des públicas de todo el territorio nacional, el primero por
parte de la entidad productora de los documentos y el
segundo a cargo del comité evaluador de documentos en
el orden correspondiente (AGN, 1994).
En 1996 se reglamentó la creación del Comité Evaluador
de Documentos del AGN, mediante Acuerdo 006, asunto
que había sido ordenado por el Reglamento General de
Archivos de 1994, con la función de estudiar los valores
testimoniales, informativos e históricos de los documen-
tos públicos, asesorar a la Junta Directiva del AGN sobre
las TRD de entidades públicas, analizar las solicitudes de
eliminación documental y sugerir el régimen de acceso y
transferencias, a partir de las TRD de cada organismo,
entre otras (AGN, 1996).
En 1997, mediante Acuerdo 002 del AGN, se concedió
una prórroga al plazo para la presentación de las TRD de
las entidades públicas que se había establecido en el De-
creto 1382 de 1995 (AGN, 1997a); para esto se consideró
la necesidad que tuvo el AGN de establecer un crono-
grama con los ministerios para la entrega de las TRD por
parte de las entidades vinculadas a estos y, además, que
para elaborarlas se requería organizar los archivos, asun-
to que demandaba tiempo adicional al establecido en el
decreto.
En este mismo año, mediante Acuerdo 009 (AGN,
1997b), se reglamentó el procedimiento para la evalua-
ción de las TRD por parte del AGN; se dispuso que las
entidades públicas debían presentar este instrumento
ante el Comité Evaluador de Documentos para que emi-
tiese el concepto técnico respectivo y se definió un plazo
máximo de 30 días para que el AGN, con base en dicho
concepto, las aprobase o improbase.
Desde la creación del AGN y producto de la expedición
y aplicación de diferentes normas durante la década de
1990, relativas a la organización de documentos públi-
cos, la definición de procedimientos para identificar
sus valores primarios y secundarios y la transferencia
de la documentación histórica de las entidades públi-
cas al AGN, se conoció la magnitud de los problemas
de los archivos públicos, tales como los altos niveles de
desorganización, las deficientes condiciones medioam-
bientales de los depósitos y el consecuente deterioro
físico de la documentación, que se sumaban a la falta de
política archivística por parte del Estado y los constantes
cambios administrativos en las instituciones sin la plani-
ficación debida.
Esto dio origen a la eliminación indiscriminada, sustrac-
ción o deterioro de documentos, lo cual generó pérdidas
en el patrimonio histórico de la nación, conribuyó a la
corrupción administrativa y derivó en ineficiencia en el
cumplimiento del fin de los archivos públicos: la garantía
del acceso a la información por parte de la administra-
ción y los ciudadanos.
Paradójicamente, esta situación deficitaria de los archi-
vos públicos, que se puso en evidencia con la aplicación
de las normas referidas, mostraba un nivel de desarrollo
teórico y procedimental en la política archivística colom-
biana que permitió la gestación del proceso de valoración
documental en Colombia.
3.3 La consolidación del proceso de valoración docu-
mental en Colombia
Al inicio de la primera década del siglo XXI se gestó la
norma de mayor jerarquía para la disciplina archivísti-
ca en Colombia hasta la fecha, la Ley 594 de 2000 o Ley
General de Archivos (Congreso de la República de Co-
lombia, 2000). Esta contempla conceptos asociados a la
valoración documental, tales como valor histórico, con-
servación, TRD y patrimonio documental. Sin embargo,
la definición de lineamientos específicos del proceso de
valoración se haría posteriormente. Es importante resal-
tar que esta ley incluyó, por primera vez, a las entidades
privadas que cumplían funciones públicas dentro de
su ámbito de aplicación, hecho de gran importancia en
perspectiva de una conservación integral del patrimonio
documental de la nación.
En ese mismo año, el Acuerdo 022 de 2000 del AGN
modificó los órganos de dirección, coordinación y ase-
soría dispuestos en el Reglamento General de Archivos
(AGN, 1994), para adicionar el Consejo Distrital o Con-
sejo Municipal de Archivos, con las mismas funciones y
conformación similar a la del Consejo Departamental, así
como su respectivo Comité Evaluador de Documentos
(AGN, 2000a).
Aún en el 2000, el Acuerdo 046 del AGN estableció el
procedimiento para la eliminación documental. Definió
que se debía considerar el ciclo vital y el funcionamien-
to de la entidad productora, con base en los documentos

7[Reseña del proceso de valoración documental en Colombia (1989 a 2019)]
Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-98666
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oficiales relativos a su creación, cambios estructurales y
definición de funciones; también se reiteró que la respon-
sabilidad de este procedimiento correspondía al Comité
de Archivo de la entidad (AGN, 2000b).
En el 2001, el AGN expidió la Circular Externa 001
(AGN, 2001a), en la que se establecieron cuatro etapas
generales para elaborar y aplicar las TRD: capacitación
por parte del AGN, elaboración y presentación por parte
de las entidades públicas, evaluación y aprobación por
parte de las instancias correspondientes y, finalmente,
aplicación por parte de dichas entidades.
Para la fase de elaboración se establecieron fechas límite
diferenciadas, de acuerdo con la categoría de los muni-
cipios y distritos, entre julio y noviembre del 2002. Para
la fase de evaluación y aprobación por parte de las ins-
tancias correspondientes se definió un máximo de diez
meses posteriores a la fecha límite de presentación. Estos
plazos, analizados en relación con lo descrito sobre nor-
mas anteriores, muestra que el proceso de elaboración y
aplicación de las TRD en Colombia tuvo múltiples com-
plejidades.
También en el 2001, el AGN publicó el Mini / manual N.o 4
Tablas de retención y transferencias documentales: Directrices bá-
sicas e instructivos para su elaboración. División de clasificación y
descripción (AGN, 2001b). En este se definieron conceptual
y jurídicamente las TRD, así como los pasos metodoló-
gicos para su elaboración y aprobación, agrupados en
cuatro etapas. La primera, investigación preliminar sobre
la institución productora, se basaba en la compilación de
documentos oficiales sobre su funcionamiento y la en-
trevista a los funcionarios productores; en la segunda,
análisis e interpretación de la información recolectada,
se conformaban y valoraban las series documentales; la
tercera, elaboración y presentación de las TRD, incluía
la propuesta de instrumento y su presentación al Comi-
té de Archivo institucional, posterior a lo cual se debían
remitir al organismo evaluador correspondiente para su
aprobación; la cuarta, y última, era la etapa en la cual se
organizaban, seleccionaban, eliminaban, transferían o
reproducían los documentos.
En el 2002, el AGN publicó el Acuerdo 039, por el cual se
reguló el procedimiento para la elaboración y aplicación
de las TRD; en este se definió como obligación la aplica-
ción de los procedimientos dispuestos en el mini manual
N.°4. Adicionalmente, se ocupó de profundizar algunas
actividades de las cuatro fases mencionadas y sumar una
más al proceso, denominada Seguimiento y actualización de
las TRD. En esta se estableció que la entidad productora
debía contar con un cronograma de seguimiento para ve-
rificar la aplicación del instrumento y diseñar un plan de
mejoramiento para atender las modificaciones derivadas
de cambios organizacionales en el tiempo (AGN, 2002a).
En ese mismo año, se expidió el Acuerdo 041 del AGN
para reglamentar la entrega de documentos de archivo
de entidades liquidadas, fusionadas o privatizadas, en el
cual se definió la obligación de establecer un plan de tra-
bajo archivístico integral que garantizara la valoración,
organización, conservación, transferencia y consulta
de los documentos (AGN, 2002b). Adicionalmente, se
dispuso que la eliminación de documentos solo podría
realizarse con aprobación del AGN.
En el 2003, el AGN publicó el Manual de organización de
fondos acumulados (AGN, 2003), definidos como “docu-
mentos reunidos por una entidad en el transcurso de su
vida institucional sin un criterio archivístico determina-
do de organización y de conservación” (p. 13). En este se
establecieron los criterios para identificar tales fondos,
así como para diagnosticar su nivel de organización docu-
mental, reconstruir la historia de la institución y diseñar
un plan de trabajo archivístico integral consistente en la
organización de los documentos y su valoración median-
te las Tablas de Valoración Documental (TVD).2 Este
manual recoge la experiencia de la División de Clasifica-
ción y Descripción del AGN en la ejecución del Proyecto
de Recuperación del Patrimonio Documental adelantado
en el Ministerio de Comunicaciones, el Ministerio de la
Protección Social, antes Ministerio de Salud, el Ministe-
rio de Minas y Energía, la Superintendencia de Industria
y Comercio, y en el Instituto Nacional de Adecuación de
Tierras (INAT).
Se estableció que las TVD se elaborarían con base en el re-
sultado del proceso inicial de organización, en especial el
inventario documental y la historia institucional, para su
aprobación por parte del Comité de Archivo. Como po-
2 Las Tablas de Valoración Documental se definen como el listado
de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de per-
manencia en el Archivo Central como su disposición final (AGN,
2004a).

8[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
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sibilidades de disposición se estableció la conservación
total, que implicaba la transferencia de los documentos
al archivo de la institución, en la fase correspondiente; la
eliminación, que requería estar sustentada técnicamen-
te, registrada en inventario documental y aprobada por
el Comité de Archivo; o la selección, que implicaba la
aplicación de un criterio de muestreo.
Este mismo año se expidió el Acuerdo 002, que estableció
los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados, en consonancia con el Manual de organización
de fondos acumulados (AGN, 2003, 2004a). Esto implicaba
cuatro etapas: 1) compilación de la información institu-
cional, 2) diagnóstico, 3) elaboración y ejecución del plan
de trabajo archivístico integral y 4) valoración. Con esta
norma, la posibilidad de aplicación las TVD quedó suje-
ta a la aprobación del Comité Evaluador de Documentos
respectivo.
Las TRD y las TVD son instrumentos archivísticos que
coinciden en su propósito final: la conservación del pa-
trimonio documental de las instituciones, sin embargo,
se diferencian en que las primeras se ocupan de valorar
y normalizar la producción documental, incluyendo sus
tiempos de retención de cada fase del ciclo vital, mientras
que las segundas se encargan de valorar la documenta-
ción acumulada y definir su disposición final.
En noviembre del 2004, se realizó, por parte del AGN, el
XIII Seminario del SNA titulado La gestión del conocimien-
to y los archivos, valoración documental. En este se propuso la
relación de la gestión del conocimiento organizacional
con el proceso de valoración desde dos perspectivas. En
la primera, de acuerdo con Myriam Mejía, jefe de pro-
gramas especiales del AGN para el año 2004, la gestión
del conocimiento permite “sustentar procesos archivís-
ticos que requieren de la identificación de los valores
primarios y secundarios de los documentos” (AGN,
2004b, p. 9). En la segunda, según Casilimas (2004),
la valoración documental “proporciona herramientas
que permiten la identificación y la construcción del
patrimonio documental como fuente primaria de cono-
cimiento” (p. 31).
Adicionalmente, Cachiotis (2004) propuso una serie de
consideraciones y criterios para la valoración secunda-
ria de los documentos, parte de las cuales aparecieron en
la normatividad archivística en los años siguientes, en-
tre las que destaca su propuesta de conformación de un
equipo interdisciplinario para los procesos de valoración
secundaria:
Es necesario que en todo proceso de valoración con-
sideremos un equipo interdisciplinario. Juntos a los
diferentes actores tiene que participar también la archi-
vística, en lo que se ha llamado un Comité de Archivo,
porque tal vez el historiador quiera guardar todos los
documentos. (p. 78)
Al cierre de ese año, mediante Decreto 4124 (Presiden-
cia de la República, 2004), se reglamentó nuevamente el
SNA, con el propósito de establecer políticas y estrate-
gias archivísticas para la organización de los documentos
de archivo en el territorio nacional, y se dictaron algunas
disposiciones relativas a los archivos privados. En este
decreto se reafirmó que los consejos de archivo a nivel
departamental, municipal o distrital y de los territorios
indígenas, comprendidos en conjunto como Consejos
Territoriales de Archivo, tenían la función de aprobar las
TRD y TVD de las entidades en su jurisdicción. Por su
parte, el director general del AGN fue encargado de la
aprobación de los instrumentos correspondientes a los
organismos del orden nacional, previo pronunciamien-
to del Comité Evaluador de Documentos, acorde con el
Acuerdo 011 de 2008 (AGN, 2008).
En esta tercera etapa, que inició con la aparición de la
Ley General de Archivos, se ajustaron y complementa-
ron los procedimientos para la valoración documental,
se incluyeron las entidades privadas con función pública,
aparecieron las TVD como instrumento específico para
tratar los fondos acumulados y se modificaron las ins-
tancias de aprobación de los instrumentos archivísticos;
todo esto permitió la consolidación del proceso de valo-
ración documental en Colombia como pilar de la gestión
documental.
Otro aspecto que cabe destacar en este periodo, es-
pecíficamente en el 2005, fue la atención especial a los
Archivos de Derechos humanos, que derivó de la Ley 975
de 2005 (Congreso de la República de Colombia, 2005).
Esto implicó valorar y garantizar la preservación de la in-
formación y documentos contenidos en estos archivos.
Flórez (2013) recoge una definición que los considera
archivos especiales, los cuales merecen un tratamiento
especial desde el punto de vista teórico y práctico con
la aplicación de los procesos técnicos que aseguren su

9[Reseña del proceso de valoración documental en Colombia (1989 a 2019)]
Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-98666
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preservación y salvaguarda, debido a su contenido e
información privilegiada y altamente sensible. Adicio-
nalmente se declara el requerimiento de protocolos de
seguridad de la información, reserva y confidencialidad,
pero que no elude por ello el derecho constitucional de
acceso a la información.
3.4 La transformación del proceso de valoración do-
cumental
A partir de la segunda década del siglo XXI, el panorama
archivístico colombiano empezó a transformarse, ini-
ciando con la expedición de la Ley 1409 que reglamentó el
ejercicio profesional de la Archivística y dictó su Código
de Ética; esta definió la valoración documental como uno
de los campos de acción de los archivistas profesionales y
estableció entre sus deberes el velar por la protección del
patrimonio documental de la nación (AGN, 2010).
En el 2012 se expidió el Decreto 2609 de 2012 (Presiden-
cia de la República de Colombia, 2012b), que reglamentó
parcialmente la Ley General de Archivos y la Ley 1437 de
2011 (Congreso de la República de Colombia, 2011) en
materia de gestión documental para las entidades pú-
blicas, el cual, aunque no contenía cambios específicos
sobre el proceso de valoración, modificó la gestión docu-
mental como proceso marco.
Se destaca la introducción del Plan Institucional de Ar-
chivos (PINAR), el Modelo de Requisitos para la gestión
de documentos electrónicos, los Bancos Terminológicos
de tipos, series y subseries documentales y las Tablas de
Control de Acceso. Adicionalmente, este decreto prestó
especial atención a los documentos electrónicos y los
sistemas para su gestión en el capítulo tercero; y en el ca-
pítulo cuarto se ocupó de las características de este tipo
de documentos y los aspectos técnicos necesarios para
su atención.
Este decreto abrió la puerta a una visión de la gestión
documental acorde con las demandas sociales e institu-
cionales en términos tecnológicos, debido a la inclusión
de la gestión de documentos electrónicos en la norma-
tividad archivística; este hecho respondía a necesidades
derivadas del creciente uso de tecnologías de la informa-
ción en procesos de administración pública, que tiene
como antecedentes principales a las leyes 527 de 1999,
sobre mensajes de datos, documentos y comercio electró-
nicos, y 1341 de 2009, que, además de crear el Ministerio
de las Tecnologías y la Comunicación, definió las bases
para la implementación del gobierno en línea (Congreso
de la República, 1999, 2009).
Por otro lado, en el año 2012 se actualizó la reglamen-
tación del SNA mediante Decreto 2578 (Presidencia de
la República, 2012a); se estableció la Red Nacional de
Archivos, se redefinieron las funciones de los consejos
departamentales y distritales, conservando entre ellas la
evaluación de las TRD y TVD de las entidades públicas y
privadas con funciones públicas, y se suprimió la figura
de consejo municipal que había sido creado en el Acuer-
do 022 de 2000 (AGN, 2000a). Se definió además que el
AGN debía reglamentar, nuevamente, el procedimiento
para la elaboración, evaluación, aprobación e implemen-
tación de estos instrumentos.
Derivado de este decreto, en el 2013 fue expedido el
Acuerdo 003 del AGN para actualizar la reglamentación
sobre el Comité Evaluador de Documentos del AGN,
instancia responsable de las decisiones sobre valoración
y disposición final de documentos de archivo en pers-
pectiva de protección y conservación permanente del
patrimonio documental del país (AGN, 2013a). Desde su
creación, una de sus funciones más relevantes era servir
como órgano asesor del AGN en asuntos relativos al va-
lor secundario de los documentos, entre los que resalta la
emisión de conceptos en casos de controversia entre las
entidades públicas y los consejos territoriales de archivo
respecto a la evaluación de TRD o TVD. Adicionalmente,
a este comité se le asignó la tarea de analizar las solicitu-
des de declaratoria de Bienes de Interés Cultural (BIC)
referentes a documentos y archivos, para su recomenda-
ción a la Dirección General del AGN.
También en el 2013 y como derivación del Decreto 2578
(Presidencia de la República, 2012a), el AGN modificó el
procedimiento para la elaboración, presentación, evalua-
ción, aprobación e implementación de las TRD y TVD,
mediante Acuerdo 004 (AGN, 2015a). Este acuerdo pre-
sentó novedades en el procedimiento para la elaboración
de los instrumentos archivísticos de valoración. Entre
ellos se destaca la inclusión de los documentos electróni-
cos en las TRD, la necesidad de contar con un equipo de
trabajo interdisciplinario, tanto para elaborar TRD como
TVD y la posibilidad de utilizar los mapas de procesos
de las entidades como insumo en la estructuración de las

10[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
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TRD, aun cuando se continuaba requiriendo el uso de la
estructura orgánico-funcional.
Adicionalmente, se definieron los criterios a tener en
cuenta en el proceso de elaboración de los instrumentos,
entre los cuales destaca la necesidad de realizar un aná-
lisis contextual para identificar la relevancia social de la
producción documental de las instituciones, a partir de
su contexto legal, institucional e histórico. En este acuer-
do también destaca que la aprobación de las TRD y TVD
correspondería al Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo para las entidades de orden nacional y al
Comité Interno de Archivo para las de orden territorial.
En el año 2014 se expidió la Ley 1712 con el propósito de
regular el derecho de acceso a la información pública, los
procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho
y las excepciones a la publicidad de información. Por su
naturaleza, esta ley no aborda asuntos procedimentales
de la valoración documental; sin embargo, representa un
hito para este proceso y para la gestión documental en
general, dado que recoge una apuesta del Estado por ga-
rantizar el acceso a la información pública, para lo cual
los archivos y todos los procesos técnicos relacionados
son requisito fundamental (Congreso de la República de
Colombia, 2014).
También en el año 2014, tal como afirma Sáenz (2019), por
recomendación de la Organización para la Cooperación
y el Desarrollo Económico (OCDE), Colombia conformó
una comisión encargada de depurar el ordenamiento ju-
rídico. Una de sus acciones fue compilar la normativa de
cada sector de la estructura ejecutiva del país, producto
de lo cual se expidió el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura 1080 de 2015 (Presidencia de la República
de Colombia, 2015b), que reunió los decretos expedidos
a partir del año 2012 en materia de gestión documental y
administración archivos.
Este decreto marcó una nueva dinámica archivística en
el país. Acogió entidades que, por su naturaleza, debían
responder a lineamientos renovados para garantizar la
conservación e integridad de los archivos, al igual que
propendió hacia la transparencia en la administración
pública, mediante iniciativas como el Gobierno Abierto.
Además, le dio respaldo a la incorporación de sistemas
de información para la gestión documental en el país, de
la mano de la transformación digital de las instituciones
del Estado.
En el 2015, el Decreto 029 reglamentó el proceso de
transferencia o entrega, organización, administración,
evaluación y eliminación de documentos de las entidades
públicas que se liquiden, fusionen, supriman o privati-
cen, o que sufran traslado de funciones a otras entidades,
con el propósito de proteger el patrimonio documental
del Estado. Resalta que las entidades objeto del decre-
to podrían eliminar documentos, acorde con sus TRD
o TVD, siempre que esto fuese aprobado por el Comité
Evaluador de Documentos del AGN (Presidencia de la
República, 2015a).
Por su parte, el Acuerdo 004 de 2015 del AGN reglamen-
tó la administración de documentos públicos relativos a
los Derechos Humanos y al Derecho Internacional Hu-
manitario que se conservasen en archivos de entidades
del Estado; era obligación de dichas entidades identificar
estos documentos en sus TRD y TVD, así como asegurar-
se de modificar los tiempos de retención y la disposición
final cuando estos requiriesen conservación total. Esto
representaba una muestra de aplicación de la perspecti-
va teórica macrovalorativa en la gestión de documentos
en Colombia (AGN, 2015a).
Posteriormente, el AGN expidió un conjunto de direc-
trices para la elaboración de TRD, mediante la Circular
Externa 003 de 2015 (AGN, 2015b), como complemento
metodológico al Acuerdo 004 de 2013 (AGN, 2013b). Re-
salta en esta la proposición, por parte del AGN, de un
conjunto de series documentales para la conservación
permanente en tanto permitieran explicar fenómenos
sociales, económicos e históricos, entre los que se des-
tacan las actas de comités decisorios y consultivos, actos
administrativos de carácter dispositivo, documentos
relativos a procesos de reorganización administrativa,
planes, programas y proyectos de la entidad, y contratos
o convenios internacionales. Esto representó otro hito
en la política archivística, dado que hasta entonces se
había considerado que la identificación de documentos
de conservación permanente debía ser el resultado de la
valoración en cada entidad.
En esta circular también se resalta la obligación de in-
cluir un anexo descriptivo a las TRD con los criterios de
valoración aplicados en la definición de los tiempos de

11[Reseña del proceso de valoración documental en Colombia (1989 a 2019)]
Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-98666
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retención; también la explicación de las formas de rea-
lización de muestreos, transferencias y reprografía, y las
orientaciones para el tratamiento de los documentos en
soportes electrónicos, asociadas a procedimientos como
el borrado, la migración y la transferencia entre siste-
mas de almacenamiento o archiving. En relación con la
aprobación de las TRD, se planteó la posibilidad de reali-
zarlas para toda la organización o por cada dependencia,
conservando la necesidad de abarcar todas las áreas y
el requisito de aprobación por parte del Comité de De-
sarrollo Administrativo o Comité Interno de Archivos,
según correspondiera.
Se reiteró la obligatoriedad de contar con un equipo in-
terdisciplinario en el proceso de elaboración, en cuya
ausencia, los instrumentos de valoración carecerían de
valor legal. Por último, se estableció la obligación para
las entidades públicas de publicar, tanto sus TRD como
susTVD, en un Registro Único de Series Documentales
(RUSD) del AGN.
En el 2017, mediante Decreto 1499 (Presidencia de la
República de Colombia, 2017), se creó el Comité Institu-
cional de Gestión y Desempeño para todas las entidades
públicas en Colombia como responsable de orientar el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). En
el 2018, de acuerdo con la Circular Conjunta 100-004 del
AGN y el Departamento Administrativo de la Función
Pública (AGN, 2018), esta instancia reemplazó al Co-
mité de Desarrollo Administrativo en la Rama Ejecutiva
del orden nacional y al Comité de Archivo en la Rama
Ejecutiva del orden territorial; por lo tanto, asumió las
funciones relacionadas con la política de gestión docu-
mental.
En el 2019, mediante Acuerdo 004, el AGN actualizó el
procedimiento de elaboración, aprobación, evaluación,
convalidación e implementación de TRD y TVD (AGN,
2019). Entre los elementos a destacar de este nuevo
acuerdo está la obligación de conformar la memoria des-
criptiva del proceso de elaboración de las TRD, tal como
se había planteado en la Circular Externa 003 de 2015
(AGN, 2015b). También se planteó la posibilidad de uti-
lizar nombres, tiempos de retención y disposición final
de las series y subseries consignadas en el Banco Termi-
nológico de Series y Subseries del AGN.
En cuanto al procedimiento de convalidación, este
acuerdo definió los registros que debían acompañar los
instrumentos como soporte para ser presentados en
la instancia competente para su evaluación, bien fue-
ra el Comité Evaluador de Documentos del AGN o los
Consejos Territoriales de Archivos, relacionados con la
estructura orgánica, las funciones y los Cuadros de Cla-
sificación Documental.
Adicionalmente, se dispuso que para poder eliminar do-
cumentos de archivo en cumplimiento a lo establecido
en las TRD o TVD, las entidades productoras deberían
publicar el inventario de documentos correspondientes,
de modo que los ciudadanos pudiesen enviar observacio-
nes a los Consejos Territoriales de Archivo, al AGN o a
las mismas entidades. Como resultado, podrían ser sus-
pendidos procesos de eliminación, ampliados plazos de
retención e incluso verse modificada la disposición final
de los documentos objetados. Este mandato representó
un hito en la participación ciudadana en el proceso de
valoración en Colombia.
Esta tercera etapa, como se resalta en el texto, se caracte-
rizó por la consideración de documentos electrónicos de
archivo en las TRD y TVD, asunto de gran importancia
para la gestión documental en el país considerando el in-
cremento en la producción de este tipo de documentos.
Se destaca además la consideración, por parte del AGN,
de la macrovaloración documental, en relación con los
documentos vinculados con la garantía de derechos
humanos y el derecho internacional humanitario como
posibles documentos históricos, dada la importancia de
su contenido para la nación.
Con este conjunto de modificaciones, la valoración do-
cumental en Colombia se transformó en un proceso
fundamental para la gestión de documentos de archi-
vo a lo largo de su ciclo vital, que abarca la producción
en todos los soportes y con una perspectiva amplia de
la función social de los archivos; proceso en el cual se
concibe que el estudio de los valores archivísticos es una
actividad que demanda la contribución de expertos de
diferentes áreas del conocimiento y el liderazgo y res-
ponsabilidad del profesional archivista.

12[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
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4. Discusión y conclusiones
El análisis de la historia del proceso de valoración
documental permite comprender que su marco de de-
sarrollo ha sido cambiante en el tiempo, producto de las
diferentes condiciones e intereses de la sociedad colom-
biana, lo cual sustenta la importancia de considerar el
contexto de producción de los documentos al momento
de definir sus valores y disposición final.
Como ejemplo de lo anterior, a mediados del siglo XX
el valor de los documentos de archivo estaba asociado
con el concepto de patrimonio y de este como fuente de
identidad nacional. En la década de 1990, se destaca la
concepción de los archivos como fuente de expansión
del conocimiento científico y de preservación de la his-
toria del pueblo colombiano. En la década del 2000 los
archivos se comprenden como fuente de transparencia
en la administración pública. Finalmente, en la década
del 2010, los archivos fueron asociados como garantía
de derechos humanos y del derecho internacional hu-
manitario.
Por otro lado, el diseño de políticas públicas para la
valoración en Colombia, concebidas desde la centra-
lidad del país, pudo haber generado problemáticas
en la aplicación de los instrumentos archivísticos co-
rrespondientes, debido a las particularidades de las
instituciones en los diferentes territorios del país.
Hecho acentuado, posiblemente, por la falta de per-
sonal capacitado en las áreas de archivo para diseñar
e implementar los instrumentos, además de la falta de
conocimiento y sensibilidad sobre la importancia de los
archivos y la gestión documental por parte de funciona-
rios de niveles directivos.
El recorrido por el desarrollo del proceso de valora-
ción documental deja en evidencia el crecimiento en
el nivel de especialización disciplinar archivística, es-
pecialmente reflejado en las novedades introducidas
al proceso en la segunda década del siglo XXI; la más
importante de ellas fue la introducción de una forma di-
recta de participación ciudadana que permitía, siempre
que se tuviesen los argumentos necesarios, la revisión,
suspensión e incluso modificación de la disposición
final de documentos consignada en la TRD de una en-
tidad pública.
Las necesidades de las entidades productoras derivadas
del aumento gradual en la producción documental y los
vertiginosos cambios en las tecnologías para la creación
y gestión de documentos han puesto a la valoración
documental, y a sus instrumentos, en un lugar prepon-
derante de la gestión documental.
Es posible considerar que este panorama continuará en
los años venideros, producto de los constantes cambios
en las organizaciones y del incremento en la cantidad
de profesionales que puedan contribuir a la reconfigu-
ración del proceso. Es necesario entonces continuar
estudiando permanentemente el proceso de valoración
documental en Colombia, a partir de los diferentes
intereses sociales, enfoques teóricos y cambios paradig-
máticos, así como de las discusiones entre la academia,
el Gobierno y los archivistas.
Agradecimientos
Este artículo deriva del proyecto de investigación
“Hacia una reconfiguración del proceso de valoración
documental en Colombia, a partir de las corrientes
teóricas y la normatividad archivística (1960-2020)”,
financiado por la Escuela Interamericana de Biblioteco-
logía de la Universidad de Antioquia e inscrito ante el
Comité para el Desarrollo de la Investigación (CODI)
de la Vicerrectoría de Investigación de esta misma Uni-
versidad, bajo el radicado 2021-47110.
5. Referencias
1. Acevedo, Yimi (2018). La gestión documental en
Colombia: un análisis lexicométrico del marco jurídico
entre los períodos 1913-1989 y 1990-2017. Trilogía Ciencia
Tecnología Sociedad, 10(19), 115-132. https://ssrn.com/
abstract=3527581
2. Archivo General de la Nación (1991, 12 de octubre).
Por el cual se fija un plazo en la presentación de Tablas
de Retención documental de los Organismos de la
Administración Central al Archivo General de la Nación.
[Acuerdo 012 de 1991]. https://normativa.archivogeneral.
gov.co/acuerdo-012-de-1991/
3. Archivo General de la Nación (1994, 29 de mayo).
Reglamento General de Archivos. [Acuerdo 007 de
1994]. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-
07-de-1994/

13[Reseña del proceso de valoración documental en Colombia (1989 a 2019)]
Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-98666
https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219
4. Archivo General de la Nación (1995a, 18 de octubre). Por
el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de
Retención Documental al Archivo General de la Nación,
ordenadas por el Decreto 1382 de 1995. [Acuerdo 009
de 1995]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=6134
5. Archivo General de la Nación (1995b, 18 de octubre).
Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo N.o 07 del
29 de junio de 1994 “Reglamento General de Archivos”,
“Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”.
[Acuerdo 12 de 1995]. https://normativa.archivogeneral.
gov.co/acuerdo-12-de-1995/
6. Archivo General de la Nación (1996, 7 de febrero). Por
el cual se crea el comité evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación. [Acuerdo 006
de 1996]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=6130
7. Archivo General de la Nación (1997a, 7 de mayo). Por el
cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382
de 1995, para la presentación de las tablas de retención
por parte de los organismos nacionales. [Acuerdo 002
de 1997]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=6131
8. Archivo General de la Nación (1997b, 8 de octubre). Por
el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación
de las Tablas de Retención Documental. [Acuerdo 009 de
1997]. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-
09-de-1997/
9. Archivo General de la Nación (2000a, 4 de febrero). Por el
cual se modifica la PARTE I del Acuerdo 07 del 29 de junio
de 1994 “Reglamento General de Archivos”, “Organos
de Dirección, Coordinación y Asesoría”. [Acuerdo 022
de 2000]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=10529
10. Archivo General de la Nación (2000b, 11 de junio). Por
el cual se establece el procedimiento para la eliminación
documental. [Acuerdo 046 de 2000]. https://www.
funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.
php?i=6279
11. Archivo General de la Nación (2001a, 9 de febrero).
Elaboración y adopción de tablas de retención documental.
[Circular Externa 001]. https://www.funcionpublica.gov.
co/eva/gestornormativo/norma.php?i=10633
12. Archivo General de la Nación (2001b). Mini / manual N.o
4 Tablas de retención y transferencias documentales: Directrices
básicas e instructivos para su elaboración. División de clasificación
y descripción. Archivo General de la Nación.
13. Archivo General de la Nación (2002a, 31 de octubre).
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración
y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. [Acuerdo
039 de 2002]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=6351
14. Archivo General de la Nación (2002b, 31 de octubre). Por
el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos
de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen
y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley
594 de 2000. [Acuerdo 041 de 2002]. https://normativa.
archivogeneral.gov.co/acuerdo-41-de-2002/
15. Archivo General de la Nación (2003). Manual de organización
de fondos acumulados. Archivo General de la Nación.
16. Archivo General de la Nación (2004a, 23 de enero). Por
el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados. [Acuerdo 002 de
2004]. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-
002-de-2014-2/
17. Archivo General de la Nación (2004b). Memorias XIII
Seminario del Sistema Nacional de Archivos: La gestión del
conocimiento y los archivos, valoración documental. Archivo
General de la Nación.
18. Archivo General de la Nación (2006, 31 de octubre). Por el
cual se modifica el Acuerdo N.o 07 del 29 de junio de 1994.
[Acuerdo 027 de 2006]. https://normativa.archivogeneral.
gov.co/acuerdo-27-de-2006/
19. Archivo General de la Nación (2008, 28 de agosto). Por
el cual se delega en el Director del Archivo General de la
Nación, la función de aprobar las Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental.
[Acuerdo 011 de 2008]. https://normativa.archivogeneral.
gov.co/acuerdo-011-de-2008/
20. Archivo General de la Nación (2010, 30 de agosto).
Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de
la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras
disposiciones. [Ley 1409 de 2010]. https://normativa.
archivogeneral.gov.co/ley-1409-de-2010/
21. Archivo General de la Nación (2013a, 15 de marzo). En
ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le
confiere La Ley 80 de 1989, el Artículo 76, literal d) de la
Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 2578
de 2012, el Acuerdo 09 de 2012. [Acuerdo 003 de 2013].
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-003-
de-2013/
22. Archivo General de la Nación (2013b, 15 de marzo). Por
el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578
y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la

14[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
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elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental
y las Tablas de Valoración Documental. [Acuerdo 004 de
2013]. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-
004-de-2013/
23. Archivo General de la Nación (2015a, 21 de abril). Por el
cual se reglamenta la administración integral, control,
conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los
documentos públicos relativos a los Derechos Humanos
y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan
en archivos de entidades del Estado. [Acuerdo 004 de
2015]. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-
004-de-2015/
24. Archivo General de la Nación (2015b, 27 de febrero).
Directrices para la elaboración de tablas de retención
documental. [Circular Externa 003]. https://www.
funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.
php?i=61815
25. Archivo General de la Nación (2018, 31 de julio). Comité
de archivo integrado a los comités institucionales de
gestión y desempeño. [Circular Conjunta 100-004
de 2018]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=87739
26. Archivo General de la Nación (2019, 30 de abril). Por el
cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración,
aprobación, evaluación y convalidación, implementación,
publicación e inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención
Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental
– TVD. [Acuerdo 004 de 2019]. https://normativa.
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31. Congreso de la República de Colombia (1935, 26 de
octubre). Por la cual se da al Gobierno una autorización
y se provee a la construcción de una vía. [Ley 35 de 1935].
DO: 23026. Bogotá. https://www.suin-juriscol.gov.co/
viewDocument.asp?id=1591173
32. Congreso de la República de Colombia (1913, 29 de
octubre). Sobre régimen político y municipal. [Ley 43 de
1913]. https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/
Norma1.jsp?i=8426
33. Congreso de la República de Colombia (1920, 30 de
octubre). Por la cual se dictan algunas disposiciones
sobre bibliotecas, museos y archivos y sobre documentos
y objetos de interés públicos. [Ley 47 de 1920]. DO: 17390.
Bogotá. https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.
asp?id=1601250#:~:text=Es%20prohibido%20sacar%20
del%20territorio,condiciones%20de%20la%20
presente%20Ley
34. Congreso de la República de Colombia (1932, 30 de
noviembre). Sobre reformas civiles (registro y matrícula
de la propiedad y nomenclatura urbana). [Ley 40 de 1932].
DO: 22.153. Bogotá. https://www.suin-juriscol.gov.co/
viewDocument.asp?id=1788041
35. Congreso de la República de Colombia (1936, 22 de enero).
Por la cual se autoriza al Poder Ejecutivo a adherir al
Tratado sobre la protección de muebles de valor histórico.
[Ley 14 de 1936]. https://normativa.archivogeneral.gov.co/
ley-14-de-1936/
36. Congreso de la República de Colombia (1959, 30
de diciembre). Por la cual se dictan medidas sobre
defensa y conservación del patrimonio histórico,
artístico y monumentos públicos de la Nación. [Ley
163 de 1959]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=326
37. Congreso de la República de Colombia (1989, 22 de
diciembre). Por la cual se crea el Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones. [Ley 80 de 1989].
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/
norma.php?i=5998
38. Congreso de la República de Colombia (1999, 18 de
agosto). Por medio de la cual se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
[Ley 527 de 1999] https://www.funcionpublica.gov.co/
eva/gestornormativo/norma.php?i=4276
39. Congreso de la República de Colombia (2000, 13 de enero).
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones. [Ley 594 de 2000]. https://
normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/

15[Reseña del proceso de valoración documental en Colombia (1989 a 2019)]
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https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219
40. Congreso de la República de Colombia (2005, 15 de
julio). Reglamentada parcialmente por los Decretos
Nacionales 4760 de 2005, 690 , 2898 y 3391 de 2006,
Reglamentada por el Decreto Nacional 3011 de 2013. [Ley
975 de 2005]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=17161
41. Congreso de la República de Colombia (2009, 30 de
julio). Por la cual se definen principios y conceptos
sobre la sociedad de la información y la organización de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan
otras disposiciones. [Ley 1341 de 2009]. https://www.
funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.
php?i=36913
42. Congreso de la República de Colombia (2011, 18 de
abril). Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. [Ley
1437 de 2011]. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=41249
43. Congreso de la República de Colombia (2014, 6 de marzo).
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
y se dictan otras disposiciones. [Ley 1712 de 2014].
h t t p s : / / w w w . f u n c i o n p u b l i c a . g o v . c o / e v a /
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agosto). Reglamentario de los artículos 1° a 9° de la Ley
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Congreso y del Archivo Nacional. [Decreto 2032 de 1936].
DO: 23289. Bogotá. https://www.suin-juriscol.gov.co/
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49. Presidencia de la República de Colombia (1950, 27
de julio). Por el cual se autoriza el procedimiento de
microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a
las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
[Decreto 2527 de 1950]. https://www.funcionpublica.gov.
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50. Presidencia de la República de Colombia (1995, 18 de
agosto). Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se
ordena la transferencia de la documentación histórica
de los archivos de los organismos nacionales al Archivo
General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
[Decreto 1382 de 1995]. DO: 41.973. Bogotá. https://www.
funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.
php?i=5995
51. Presidencia de la República de Colombia (2004, 10 de
diciembre). Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
a los Archivos Privados. [Decreto 4124 de 2004]. DO:
45762. Bogotá. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=15442
52. Presidencia de la República de Colombia (2012a, 13 de
diciembre). Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos,
se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan
otras disposiciones relativas a la administración de
los archivos del Estado. [Decreto 2578 de 2012]. DO:
48643. Bogotá. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=50875
53. Presidencia de la República de Colombia (2012b, 14 de
diciembre). Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
[Decreto 2609 de 2012]. DO: 48647. Bogotá. https://www.
funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.
php?i=50958
54. Presidencia de la República de Colombia (2015a, 14 de
enero). Por medio del cual se reglamenta el proceso de
entrega y/o transferencia de los archivos públicos de
las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o
liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de
2000 y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se
dictan otras disposiciones. [Decreto 029 de 2015]. DO:
49394. Bogotá. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/
gestornormativo/norma.php?i=60465
55. Presidencia de la República de Colombia (2015b, 26 de
mayo). Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura. [Decreto 1080 de
2015]. https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-
1080-de-2015/?pdf=33
56. Presidencia de la República de Colombia (2017, 11 de
septiembre). Por medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector

16[Camilo García-Morales, Marta Cecilia Pulgarín-Gallego, Carolina Ramírez-Chica, Andrés Sáenz-Giraldo] Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 47, número 2/mayo-agosto 2024 e355219 ISSN 0120-0976 / ISSN (en línea) 2538-9866
https://doi.org/10.17533/udea.rib.v47n2e355219
Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de
Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753
de 2015. [Decreto 1499 de 2017]. DO: 50.353. Bogotá.
h t t p s : / / w w w . f u n c i o n p u b l i c a . g o v . c o / e v a /
gestornormativo/norma.php?i=83433
57. Sáenz-Giraldo, Andrés (2019). La preservación digital
en Colombia: un análisis desde la perspectiva normativa.
Revista Interamericana de Bibliotecología, 42(1), 87-97.
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58. Schellenberg, Theodore (1956). Modern archives:
Principles and techniques. The Mississippi Valley Historical
Review, 43(4), 708. https://doi.org/10.2307/1902318
59. Tovar, Hermes (2009). Los fantasmas de la memoria. Poder e
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Andes.